Keinen Blogbeitrag mehr verpassen: abonniere den kostenlosen Newsletter.
GoDB steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und wurde als Schreiben des Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Die letzte Fassung stammt vom 28.11.2019 (IV A 4 - 0316/19/10003:001 -, BStBl I S. 1269) und kann unter Bundesfinanzministerium.de abgerufen werden.
Es handelt sich dabei um Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung, die jeden Unternehmer betrifft. Auch Einzelunternehmer:innen, Gründer:innen und Unternehmen, die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Die einzelnen Punkte aus den Vorgaben kann ich in diesem Blog-Beitrag gar nicht ausführen. Ich verweise daher als erstes auf die unten genannten Quellen.
Aber: grundsätzlich muss bei allen Geschäftsvorfällen immer vollständig nachvollziehbar sein, wie es zu diesem Geschäftsvorfall kam. Daher sind beispielsweise auch E-Mails zu sichern.
Belege (Ausgabebelege aber auch Rechnungen an Kunden) müssen eindeutig, chronologisch, unveränderlich usw. gespeichert werden. Die Grundsätze der Buchhaltung müssen sowieso eingehalten werden (Belegnummern, keine Buchung ohne Beleg...).
Die unten genannten Quellen fassen das schon mal gut zusammen. Aber auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums an sich ist recht ausführlich und verständlich abgefasst.
Am besten liest Du die verlinkten Quellen aufmerksam durch und prüfst, ob Deine bisherigen Prozesse überarbeitet werden müssen.
Rechnungen und Belege einscannen (oder auch fotografieren), elektronisch wieder auffindbar und logisch zusammenhängend ablegen in einem unveränderlichen bildgetreuen Format (also als PDF oder Bilddatei), die Metadaten müssen erhalten bleiben (diese geben u.a. an, wann die Datei erzeugt und wann zuletzt geändert wurde), die Dokumente müssen Vorfällen zugeordnet werden können usw. usf.
Idealerweise nutzt Du ein Dokumentenmanagement-System, das Dokumente den zugehörigen Kunden bzw. Geschäftsvorfällen zuordnet und das Dokument als Datei speichert und anzeigen kann.
Es gibt Anbieter am Markt, die solche Systeme bieten, die GoDB-zertifiziert sind.
Wenn Du bislang nicht so ordentlich die Buchhaltung machen solltest (Papierberge, Tabellenkalkulation, Word-Dokumente als Rechnungen...), dann lies Dich in die unten genannten Quellen ein oder lass Dich durch mich beraten. Meine Themen Deine IT und die Digitalisierung fit machen für Deine Arbeit und Deine internen Abläufe das Büro praktisch organisieren gehen beide auf diese Problematik ein.
Du solltest dringen die Organisation des Büros so weit überarbeiten, dass Du grundsätzlich die steuerrechtlichen Vorgaben erfüllen kannst. Dazu gehört beispielsweise auch idealerweise die Nutzung einer Software, die Dich unterstützt - beispielsweise das KMS - Kunden-Management-System von IT-MÜCKE. Es ist bislang nicht GoDB-zertifiziert (ich scheue den Aufwand), aber es unterstützt Dich bei einer praxistauglichen Organisation Deiner Prozesse.
In meiner Beratung zum Thema Deine IT und die Digitalisierung fit machen für Deine Arbeit zeige ich Dir weitere Software, die Dich dabei unterstützen kann und ggf. GoDB-zertifiziert ist